Temuan dan Ketidaksesuaian
Dalam audit yang dilakukan, kami akan menilai produk, proses, layanan, atau sistem manajemen Anda terhadap persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam standar yang berlaku. Selama penilaian ini, kami dapat meminta untuk melihat dokumentasi, faktur, catatan, melakukan wawancara dengan personel, serta meninjau area produksi Anda. Kami juga mungkin perlu memeriksa mesin Anda terkait pemeliharaan, lini pengolahan makanan untuk mendeteksi kebocoran atau keausan, serta kondisi bangunan seperti kelayakan lantai, dan sebagainya.
Dampak terhadap Penilaian dan Kepatuhan
Identifikasi dan Klasifikasi Ketidaksesuaian
Selama penilaian ini, auditor dapat menemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan persyaratan. Jika demikian, pertanyaan berikutnya adalah: sejauh mana ketidaksesuaian tersebut? Secara umum, apabila masalah yang ditemukan merupakan pelanggaran terhadap persyaratan hukum, atau pelanggaran yang memengaruhi kemampuan objek penilaian dalam mencapai tujuan yang dimaksudkan, atau menimbulkan keraguan serius terhadap kemampuan organisasi dalam menyediakan produk atau proses yang sesuai, maka hal tersebut dikategorikan sebagai ketidaksesuaian mayor.
Ketidaksesuaian mayor dapat bersifat sangat serius hingga harus dinyatakan sebagai ketidaksesuaian kritis, yang mengharuskan penghentian kegiatan secara langsung saat itu juga.
Jika ketidaksesuaian tersebut masih merupakan pelanggaran terhadap persyaratan, tetapi tidak sampai pada tingkat mayor, maka akan dikategorikan sebagai ketidaksesuaian minor. Perlu diperhatikan bahwa apabila ditemukan banyak ketidaksesuaian minor, kami dapat menyimpulkan bahwa perusahaan belum mengelola produk atau prosesnya dengan baik, sehingga dapat ditetapkan sebagai ketidaksesuaian mayor.
Pengelolaan Ketidaksesuaian
Auditor akan menjelaskan alasan serta klausul peraturan yang terkait dengan penetapan ketidaksesuaian tersebut. Auditor juga akan menunjukkan penyimpangan dari standar, tingkatnya (mayor/minor), serta batas waktu untuk menyelesaikan masalah tersebut. Sejak audit diselesaikan, jangka waktu untuk menutup ketidaksesuaian mulai berlaku. Jika Anda gagal menutup ketidaksesuaian tepat waktu, sistem juga akan memberi tahu Anda mengenai proses pembekuan yang akan dimulai oleh Control Union sesuai dengan aturan akreditasi. Meskipun proses tersebut harus dimulai, Control Union tetap akan mendukung Anda dalam menutup ketidaksesuaian.
Cara Menangani Ketidaksesuaian Mayor dan Minor
Cara penanganan ketidaksesuaian mayor dan minor sangat bergantung pada program yang berlaku. Namun secara umum, kami mengharapkan Anda untuk menangani ketidaksesuaian mayor dengan cukup cepat, biasanya dalam waktu sekitar 6 minggu. Anda mungkin memiliki waktu lebih lama untuk menyelesaikan ketidaksesuaian minor, namun perlu diperhatikan bahwa hal ini tidak berlaku untuk semua program. Ketidaksesuaian kritis dapat menyebabkan pembekuan sertifikasi secara langsung, sehingga kami mengharuskan Anda untuk merespons dengan cepat. Dalam situasi tersebut, Anda juga disarankan untuk segera mengambil tindakan, karena sertifikat Anda tidak lagi berlaku, yang dapat berdampak pada kelangsungan kegiatan bisnis Anda.
Penyelesaian Ketidaksesuaian
Dalam menyelesaikan ketidaksesuaian, kami mengharapkan Anda untuk memperbaiki masalah tersebut dan mengirimkan bukti penyelesaiannya kepada kami dalam jangka waktu yang telah disepakati. Organisasi Anda diharapkan melakukan analisis akar penyebab (root cause analysis) atas ketidaksesuaian tersebut serta menentukan sejauh mana dampak permasalahan tersebut.
Secara umum, Anda diwajibkan untuk menyelesaikan masalah langsung (misalnya: “memperbaiki lubang pada dinding”) serta memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang kembali (misalnya: “mencegah troli menabrak dinding dan menyebabkan lubang”). Untuk itu, digunakan konsep analisis akar penyebab dan analisis cakupan masalah.
Analisis akar penyebab berarti Anda harus mengidentifikasi penyebab mendasar dari suatu masalah. Salah satu caranya adalah dengan terus menanyakan “mengapa” masalah tersebut terjadi. Contohnya: “mengapa ubin ini terlepas dari dinding?” Jawaban: “karena pintu sering tertutup dengan keras.” Lalu tanyakan kembali: “mengapa pintu tertutup dengan keras?” Jawaban: “karena angin dapat mendorongnya dengan bebas.”
Umumnya, pertanyaan “mengapa” diajukan hingga lima kali, meskipun kesimpulan bisa dicapai lebih cepat.
Untuk menentukan cakupan masalah, Anda perlu bertanya: “Saya memiliki masalah ini di sini. Apakah masalah yang sama atau serupa juga dapat terjadi di tempat lain, atau apakah penyebab masalah ini juga berdampak pada area lain dalam bisnis saya?” Jika jawabannya ya, maka masih ada hal lain yang perlu diselesaikan.
Portal Klien kami akan membantu memandu Anda melalui langkah-langkah ini serta memberikan pengingat ketika batas waktu penyelesaian ketidaksesuaian semakin dekat.
Pembekuan Sertifikat
If you fail to provide CUC with evidence that you solved the non-conformity within the agreed period of time, we will give it the higher grading. This means that a minor non-conformity will become a major and a major non-conformity will become a critical and may lead to suspension. You will be given the period of time set for that grade of non-conformity to still resolve the problem. If not, your certificate may be (temporarily) suspended and eventually may even be withdrawn altogether.
Diberikan Sertifikat
Namun, jika Anda memberikan bukti sesuai yang dipersyaratkan, kami akan melakukan penilaian untuk menentukan apakah solusi yang Anda berikan sudah memadai atau belum. Dalam banyak kasus, peninjauan dokumen sudah cukup, namun dalam beberapa situasi kami mungkin perlu melakukan penilaian langsung di lapangan pada perusahaan Anda untuk memastikan bahwa semua hal telah ditangani dengan baik. Setelah kami memastikan bahwa seluruh ketidaksesuaian telah dikelola dan diselesaikan dengan benar, kami akan memutuskan untuk memberikan sertifikat yang menyatakan bahwa Anda telah memenuhi persyaratan, atau memutuskan bahwa tidak perlu dilakukan pembekuan terhadap sertifikat yang sudah berlaku.
